Тонкости подготовки документов к архивному хранению

Хранение корпоративных документов – ответственная миссия. Для обеспечения безопасности и сохранности деловой информации необходимо создать надлежащие условия. При этом содержать бумаги можно как в стенах офиса, так и на специально оборудованных складах, воспользовавшись услугами архивных компаний.

Какой из способов выбрать, решает руководитель. Однако практика доказывает, что большинство бизнесменов сегодня отдают предпочтение внеофисному хранению. Ведь у данной методики немало преимуществ. В их числе – удобство, возможность сэкономить рабочее пространство, отсутствие необходимости расширять штат сотрудников за счет найма архивариуса и многие другие.

Вне зависимости от выбранного способа предварительно предстоит заняться подготовкой документов к архивному хранению (читайте). Специалисты признают данный этап одним из самых значимых и ответственных. Существуют особые правила и порядки проведения операции, установленные на законодательном уровне.

В первую очередь, необходимо провести экспертизу ценности бумаг. Она позволяет определить, в течение какого времени следует хранить тот или иной документ и когда можно будет его утилизировать. С этой целью проводятся описи личных дел, бухгалтерских и налоговых отчетов и т. д.

Если компания небольшая и документации скопилось не слишком много, то справиться с поставленной задачей сможет и штатный архивариус. Во всех остальных случаях рекомендуется воспользоваться профессиональной помощью сторонних специалистов. При этом экспертиза проводится в соответствии с действующим архивным законодательством. Поэтому человек или группа лиц, выполняющих ее, должны хорошо разбираться в правовых тонкостях.

После проведения описи необходимо определиться с местом дальнейшего хранения. Если принято решение о создании архива на базе предприятия, то следует выделить под эти цели отдельное помещение. Оно должно быть оборудовано соответствующим образом, оснащено специальными техническими средствами, мебельными изделиями (глухими шкафами, стеллажами т. д.). Кроме того, в данном помещении необходимо создать благоприятный микроклимат. Для сохранности бумажных носителей требуется определенный уровень влажности, температуры и освещенности.

Если же решено воспользоваться услугами архивных организаций, то стоит выбрать самую надежную и проверенную фирму с богатым опытом и хорошей репутацией. Уважающие себя компании данной сферы деятельности гарантируют конфиденциальность поступившей на хранение информации, соответствие любым действиям с бумагами законодательству, своевременное уничтожение документов, их грамотную обработку.

Стоит отметить, что организации, оказывающие услугу архивного хранения (www.osgrm.ru), могут предложить разработку и создание электронного архива. В этом случае вся документация оцифровывается и заносится в электронную базу данных с быстрой и весьма удобной системой поиска.

Электронный архив обеспечивает высокую сохранность информации и позволяет легко находить нужный документ и выполнять с ним самые разные манипуляции. Такой подход к делу считается наиболее эффективным и рациональным.